Fonds des activités étudiantes
La Fondation de l’Association des transports du Canada (la Fondation) appuiera les activités des étudiants dans le cadre de leurs études dans des disciplines reliées aux transports dans des établissements canadiens.
Si vous, ou votre groupe, avez une activité admissible,
Les demandes de soutien financier seront examinées par le Comité du Fonds des activités étudiantes de la Fondation. Les fonds seront alloués, en tout ou en partie, en fonction de l’objet de l’activité et de la qualité de la demande. Le nombre de demandes soutenues et l’étendue de ce soutien pourraient être limités par le budget annuel de la Fondation.
- Particuliers – Le Fonds est ouvert aux demandes des étudiants de premier cycle et des cycles supérieurs inscrits à temps plein et en règle à un programme d’ingénierie d’un collège-cégep ou d’une université reconnu qui met l’accent sur des disciplines reliées aux transports au moment de l’activité. Les instructeurs ou les professeurs donnant des cours liés aux transports dans des collèges et universités peuvent également soumettre une demande pour recevoir du soutien pour une activité appropriée. La priorité sera accordée aux étudiants du premier cycle ou à des activités exposant ces étudiants au domaine des transports.
- Clubs, équipes ou associations (CEA) – Les CEA sont des groupes organisés qui font la promotion de la formation et du perfectionnement professionnels chez les étudiants inscrits à des disciplines liées aux transports. Les CEA peuvent avoir une charte ou une constitution, un énoncé de mission et un budget d’exploitation; cependant, les CEA ad hoc peuvent également faire une demande de financement pour des déplacements à caractère particulier, des activités spéciales, etc. Par exemple, les conseils et les comités de l’ATC relèveraient de la catégorie des CEA. Lorsque plusieurs étudiants présentent des demandes individuelles au Fonds en vue de la même activité (p. ex., un congrès), ils pourraient être réunis dans un groupe ad hoc et évalués en conséquence.
- Visites éducatives – Ce sont des activités auxquelles participent un étudiant ou un groupe d’étudiants d’un programme d’études dans un collège-cégep ou une université reconnu dans le secteur des transports, qui améliorent l’expérience pédagogique et qui entraînent à la fois des frais de déplacement directs et indirects. Il peut s’agir, par exemple, d’excursions ou de visites techniques faisant partie de cours du programme d’études et qui contribuent à l’obtention du diplôme, ainsi que la participation à des congrès et colloques dans le domaine de la science ou de l’ingénierie.
- Occasions d’amélioration des expériences pédagogiques – Ce sont des activités perçues comme susceptibles d’approfondir les connaissances, les habiletés et les expériences du candidat ou récipiendaire, qui sont conformes à la définition des transports de la Fondation, et qui s’harmonisent avec les objectifs de carrière des participants.
- Infrastructure ou équipement – Soutien financier pour l’acquisition d’infrastructures ou d’équipement qui améliorent les occasions d’apprentissage pour un groupe ou une équipe d’étudiants en transport et qui peut être relié à l’enseignement ou à la recherche.
Directives générales
- Des fonds sont disponibles pour des activités à valeur ajoutée en plus de ce qui est généralement prévu pour les étudiants dans leur programme d’études.
- Ces fonds visent à fournir du financement de démarrage pour diverses activités – et non de couvrir 100 % des frais. On s’attend à ce que les étudiants défraient directement une partie des coûts et leur contribution doit être clairement définie.
- Les candidats doivent respecter les règlements de leur université ou collège-cégep concernant la participation à l’activité, y compris, mais sans s’y restreindre :
- les renonciations légales;
- la protection médicale requise – vaccins, etc.;
- l’assurance-santé;
- la politique en matière de voyages.
- Le Fonds des activités étudiantes ne finance pas :
- les échanges, les frais de scolarité et les frais généraux;
- les aspects des cours ou des activités NON reliés à un diplôme dans un domaine relié aux transports;
- les placements de stagiaires.
- Lorsque les activités reçoivent du financement de la Fondation de l’ATC, le soutien financier de la Fondation doit être reconnu dans les éventuels documents connexes ou publicitaires produits (brochures, communiqués, sites Web, etc.).
Directives concernant les visites éducatives
- Le financement des visites éducatives est guidé par le principe selon lequel les frais de déplacement ne devraient pas être un empêchement à l’exécution d’une activité.
- Le financement des frais de déplacement des étudiants diplômés pour assister à un congrès n’est considéré que si l’étudiant de cycle supérieur présente un article ou une affiche au congrès. L’étudiant peut recevoir un montant comparable à la contribution en espèce du superviseur, jusqu’à un maximum de 500 $ pour tout congrès. Une lettre du superviseur doit accompagner la demande.
- Les étudiants de premier cycle qui font une présentation ou qui souhaitent participer à un congrès peuvent faire une demande pouvant couvrir jusqu’à 50 % du coût total de la participation à l’événement.
- Les déplacements d’étudiants de premier cycle pendant l’année scolaire ne devraient pas se traduire par une absence de plus de trois (3) jours de cours. Les étudiants sont responsables d’aviser leurs professeurs de toute absence et ne doivent manquer aucune partie importante de leurs cours en raison de leur déplacement. Aucun déplacement ne sera approuvé pendant les deux dernières semaines du trimestre ou pendant la période d’examen.
- Avant leur déplacement, les groupes doivent participer à une séance d’information avant le départ et désigner un conseiller académique qui participera également à cette séance d’information.
- La priorité est accordée aux déplacements de groupes qui appuient un cours principal sur l’ingénierie des transports.
Directives concernant les occasions d’amélioration des expériences éducatives
- Des fonds sont disponibles pour des événements spéciaux. La Fondation ne prendra pas en charge les dépenses administratives courantes, ni les coûts des événements qui se sont produits avant la présentation de la demande.
Directives concernant l’infrastructure ou l’équipement
- Veuillez-vous référer aux directives générales mentionnées ci-dessus.
Les renseignements que les demandeurs doivent fournir devraient inclure (ces renseignements ne sont pas tous pertinents pour toutes les demandes) :
- Le nom du candidat principal;
- Les renseignements détaillés concernant l’étudiant ou les étudiants participants, y compris les noms, l’année, la faculté ou l’école;
- Le statut d’étudiant à temps plein du candidat inscrit à un programme d’ingénierie et le lien précis avec les transports;
- Les sommes reçues antérieurement de la Fondation de l’ATC par le candidat (bourses d’études comprises);
- La description de l’activité ou de la série d’activités (maximum d’une page par activité);
- Les dates du début et de la fin de l’activité;
- Le budget total de l’activité qui démontre clairement le pourcentage de la contribution demandée au Fonds; la liste des noms des donateurs et les autres sommes qui ont déjà été reçues pour cette activité; ainsi que la liste des autres sources de financement éventuelles;
- Au besoin, les autorisations nécessaires pour permettre l’examen des relevés de notes;
- La documentation justificative, le cas échéant :
- les estimations des frais directs et indirects de déplacement;
- les activités récurrentes (ne soumettre que l’estimation actuelle);
- les noms des étudiants diplômés assistant à un congrès – une lettre du superviseur de l’étudiant qui garantit les fonds complémentaires; la confirmation de l’acceptation de l’article, de l’affiche, etc.; une copie du résumé d’exposé soumis au congrès;
- les détails concernant les visites éducatives – une lettre du chef de département confirmant l’autorisation du déplacement. Il faudra inclure les dates des déplacements et indiquer qu’un conseiller de la faculté a été désigné pour accompagner le groupe.
- Le montant disponible en vertu du Fonds des activités étudiantes sera déterminé par le Conseil d’administration de la Fondation de l’ATC chaque année dans le cadre de son processus budgétaire.
- La subvention maximale disponible en vertu du Fonds ne peut pas dépasser 5 000 $.
- Les membres du Comité du Fonds des activités étudiantes de la Fondation, nommés par le Conseil d’administration, acceptent et examinent les demandes de financement.
- Le Comité rend compte au Conseil d’administration de la Fondation de l’ATC et il est composé d’au moins trois (3) membres de la Fondation et du directeur général de la Fondation.
- Le Comité se rencontre au moins trois (3) fois par année, y compris une rencontre de planification et deux rencontres pour évaluer les demandes et allouer les fonds.
- Lorsque la justification en est fournie, un candidat peut reporter le début d’un événement jusqu’à un maximum de huit (8) mois une fois que l’événement a été approuvé.
- Les candidats sont normalement avisés dans un délai d’un mois suivant la date limite de présentation de la demande.
- Le Comité octroie des subventions à partir du Fonds en ayant recours à un processus souple, interactif, qui s’efforce d’optimiser l’utilisation du Fonds dans l’intérêt des candidats.
- Pour être prises en considération, les demandes doivent être complètes et se conformer à toutes les exigences d’admissibilité.
- Les demandes sont transmises aux membres du Comité avant la rencontre de prise de décisions.
- Les directives d’évaluation appliquées par le Comité sont les suivantes :
- une fois tous les scénarios examinés, les attributions préliminaires sont examinées et ajustées une dernière fois pour assurer une distribution optimale des fonds octroyés;
- lorsque les membres du Comité ne sont pas tous d’accord pour appuyer une demande, un vote formel est tenu;
- lorsque les membres du Comité sont tous d’accord pour appuyer une demande, le vote formel n’est pas nécessaire, et on procède à la discussion sur la subvention recommandée;
- au début de la rencontre, le président du Comité, de concert avec le directeur général, présente des scénarios de financement au Comité pour discussion.
- Le président du Comité soumet les recommandations finales au Comité de direction de la Fondation de l’ATC pour décision.
- Une fois tous les événements ou projets financés terminés, les candidats doivent démontrer que les subventions ont été utilisées aux fins prévues, par ceux qui ont demandé le financement et concernant directement l’activité financée. À défaut de ce faire, il en résulte l’inadmissibilité future du candidat au financement de quelque sorte que ce soit de la Fondation de l’ATC.
- Les candidats qui ont reçu des fonds, mais furent incapables, pour quelque raison que ce soit, de compléter l’événement, l’activité ou le projet tel que décrit dans la demande, doivent remettre les fonds à la Fondation de l’ATC.
- Les étudiants qui assistent à un congrès ou à un autre événement similaire, en particulier lorsque la subvention appuie la présentation de leur recherche, doivent se procurer une assurance-voyage pour couvrir toute situation pouvant les empêcher de participer à l’activité.
