Protection des renseignements personnels

Introduction

L’Association des transports du Canada (ATC) accorde beaucoup d’importance à la protection des renseignements personnels. Elle est déterminée à garantir la précision, la sécurité et la protection de ces renseignements personnels, en conformité avec la législation applicable. La présente politique de l’ATC sur le sujet se veut un énoncé des principes et des lignes directrices concernant la protection des renseignements personnels de ses clients, fournisseurs de services et autres intervenants. Toute question relative à cette politique peut être adressée à l’agent de l’ATC responsable de la protection des renseignements personnels, par téléphone, au (613) 736-1350, poste 235, ou par courriel, à services@tac-atc.ca 

Les employés de l’ATC jouent un rôle important au chapitre de la protection des renseignements personnels. Ils sont tenus de respecter cette politique et de prendre toute mesure raisonnable pour empêcher l’accès non autorisé auxdits renseignements et en assurer la protection.

Consentement

Toute personne qui soumet des renseignements personnels à l’ATC accepte que celle-ci puisse recueillir, utiliser et divulguer ces renseignements en conformité de la présente politique sur la protection des renseignements personnels ainsi que dans la mesure autorisée ou exigée par la loi. Sous réserve d’exigences juridiques ou contractuelles, ladite personne peut refuser ou retirer son consentement à l’égard de certaines fins à tout moment, en communiquant avec l’agent de la protection des renseignements personnels, de l’ATC. Si vous refusez ou retirez votre consentement, l’ATC pourrait ne plus être en mesure de vous offrir ou de continuer à vous offrir certains services, voire des programmes et/ou renseignements qui vous intéressent. Si vous communiquez à l’ATC des renseignements personnels d’une autre personne, vous reconnaissez du même coup que vous avez tous les pouvoirs nécessaires et/ou que vous avez obtenu tous les consentements appropriés de cette personne pour permettre à l’ATC de recueillir, d’utiliser et de divulguer lesdits renseignements personnels pour les fins de la présente politique.

Collecte des renseignements personnels

La législation canadienne sur les « renseignements personnels » définit globalement ces derniers comme des renseignements à propos d’une personne identifiable ou comme des renseignements qui permettent à une personne d’être identifiée. Pour les fins de la présente politique, le terme « renseignements personnels » s’entend des renseignements concernant une personne identifiable comme le précise de temps à autre la législation applicable sur le sujet. En règle générale, les renseignements personnels excluent les coordonnées d’affaires que l’on trouve habituellement sur une carte d’affaires (p. ex., nom, titre, numéros de téléphone et de télécopieur d’affaires, adresse de courriel d’affaires, etc.).

Bien que l’ATC traite généralement avec des clients corporatifs pour lesquels elle ne recueille aucuns renseignements personnels, il lui arrive également de traiter avec des clients individuels. L’ATC recueille des renseignements personnels sur des clients individuels (et, dans le cas d’inscriptions à des événements, d’employés des membres corporatifs), le tout dans les circonstances suivantes :

• demandes d’adhésion des membres,
• enregistrement aux congrès/réunions/cours de l’ATC,
• vente et distribution gratuite de publications et de bulletins de nouvelles.

Dans le cas des membres individuels qui souhaitent se joindre à l’organisation, l’ATC recueille les types ci-après de renseignements personnels :

• nom,
• numéro de téléphone résidentiel,
• adresse résidentielle,
• adresse de courriel et numéro de télécopieur, et
• renseignements de carte de crédit.

Lorsque les clients individuels s’inscrivent aux congrès/réunions/cours de l’ATC, celle-ci peut réunir les types ci-après de renseignements personnels :

Pour la vente de publications techniques ou la distribution de documents électroniques gratuits, l’ATC peut recueillir les types ci-après de renseignements personnels :

• nom,
• nom de l’épouse,
• noms des enfants,
• adresse, numéro de téléphone et numéro de télécopieur à la résidence,
• adresse de courriel,
• exigences alimentaires, et
• renseignements de carte de crédit.
• nom,
• adresse de courriel,
• adresse, numéro de téléphone et numéro de télécopieur à la résidence, et
• renseignements de carte de crédit.

Utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels réunis par l’ATC sont utilisés dans les cas suivants :

• communiquer avec la personne visée afin d’obtenir des renseignements concernant une commande ou un compte client;
• émettre des factures, gérer des comptes, recueillir et traiter des paiements;
• envoyer des confirmations d’enregistrement à un congrès/à des réunions/à des cours de l’ATC;
• prévoir des besoins et répondre à ceux-ci lors d’une présence à un congrès/à des réunions/à des cours de l’ATC;
• élaborer, améliorer, commercialiser, vendre ou prendre autrement des mesures pour offrir des produits et services de l’ATC;
• inclure une personne sur la liste de distribution des bulletins de nouvelles et des avis d’événements de l’ATC;
• inclure des membres individuels dans le Répertoire des membres de l’ATC;
• se conformer à toute exigence ou disposition juridique ou réglementaire, et
• pour tout autre but auquel a consenti la personne visée.

L’ATC ne recueille des renseignements personnels que directement de la personne visée, à moins que l’Association n’ait le consentement de la personne visée de réunir des renseignements d’autres sources ou qu’elle ne soit autorisée par la loi à recueillir lesdits renseignements sans le consentement de la personne visée.

L’ATC utilise les renseignements personnels d’une personne aux seules fins décrites ci-dessus. Si l’Association a besoin d’utiliser les renseignements personnels d’une personne à d’autres fins, elle communiquera avec cette personne afin d’obtenir son consentement pour le faire.

Divulgation des renseignements personnels

À l’occasion, l’ATC peut divulguer les renseignements personnels d’une personne, notamment :

• aux fournisseurs de services, y compris une organisation ou une personne dont les services ont été retenus par l’ATC pour s’exécuter en son nom, par exemple, des fournisseurs de services de traiteur, de marketing, de traitement des données, d’impression, d’envoi de documents par la poste, de gestion des documents et de services de bureau;
• une institution financière partageant des liens de confidentialité mais n’exécutant que des liens de négociation d’un compte avec lequel la personne visée a consentis, et
• toute tierce partie consentant à une telle divulgation lorsque cette divulgation est exigée ou autorisée par la loi.

Lorsque l’ATC divulgue des renseignements personnels à une tierce partie, elle exige de cette partie de conserver le niveau de confidentialité et de sécurité voulu, en plus d’obtenir de celle-ci l’énoncé de leur propre politique concernant les renseignements personnels.

Une personne conserve le droit de retirer son consentement à l’ATC de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels qui la concernent, et ce en tout temps. Le cas échéant, cette personne pourrait toutefois perdre sa capacité de participer à des programmes et/ou à recevoir des services offerts par l’ATC. Si une personne souhaite retirer son consentement à l’utilisation de ses renseignements personnels, ou si celle-ci entretient des questions à propos de ce consentement, cette personne peut toujours communiquer avec l’agent de la protection des renseignements personnels de l’ATC.

Les renseignements d’affaires ne sont pas protégés par la présente politique. Ce type d’information n’est pas considéré comme des renseignements personnels et peut être recueilli, utilisé et divulgué sans aucun autre consentement.

Protection des renseignements personnels

L’ATC dispose de mesures appropriées de sécurité pour protéger les renseignements personnels. L’ATC prend toutes les mesures raisonnables pour garantir que les renseignements personnels ne puissent être perdus, accédés sans autorisation, modifiés ou divulgués. Au nombre des étapes prises afin de protéger les renseignements personnels, mentionnons :

• la sécurité des locaux,
• l’accès restreint aux dossiers contenant des renseignements personnels,
• les mesures technologiques de sécurité, dont les logiciels de sécurité et les pare-feu interdisant l’accès non autorisé à la base informatique;
• les politiques internes concernant les mots de passe et la sécurité, et
• la formation appropriée des employés de l’ATC en matière de protection des renseignements personnels.

Exactitude des renseignements personnels

L’ATC s’efforce de garantir l’exactitude des renseignements personnels dans la mesure de ses moyens. Les personnes visées peuvent aider l’organisation en fournissant à cette dernière des renseignements à jour, lorsque nécessaire. Les renseignements peuvent être mis à jour en communiquant avec l’agent de la protection des renseignements personnels de l’ATC.

Conversation des renseignements personnels

L’ATC ne conserve les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour répondre aux fins précitées. Dans ce contexte, il peut être nécessaire de conserver des renseignements personnels après la prestation d’un service ou la mise en œuvre d’un programme, sinon afin de résoudre tout problème ou toute préoccupation qui pourrait survenir. L’ATC est également tenue de façon juridique de conserver certains dossiers pendant un laps de temps déterminé.

Accès

Les personnes visées ont le droit d’accéder aux renseignements personnels de l’ATC qui les concernent. Elles peuvent accéder à ces renseignements en présentant une demande à l’agent de la protection des renseignements personnels de l’ATC. Celui-ci fournira des formulaires nécessaires et l’aide voulue pour présenter une telle demande et obtenir l’information pertinente. Si vous estimez que certains renseignements personnels sont incorrects, vous pouvez demander que l’information en question soit corrigée.

L’ATC peut demander à une personne de fournir le montant minimal requis pour répondre à une demande d’accès. Si l’ATC décide que ce montant est approprié, elle fournira une estimation écrite avant de procéder à l’acte. Toute préoccupation concernant les frais estimés devrait être présentée à l’agent de la protection des renseignements personnels de l’ATC.

Responsabilité

L’ATC s’emploie du mieux qu’elle le peut à protéger les renseignements personnels. Si une personne entretient des préoccupations quelconques à ce sujet, elle peut communiquer avec l’agent de la protection des renseignements personnels de l’ATC. L’ATC espère que cet agent sera en mesure de résoudre tous les problèmes qui pourraient surgir. Lorsque les problèmes ne peuvent être résolus, l’agent peut communiquer des renseignements en formulant une plainte officielle.

Références d’emploi

Si vous sollicitez un poste à l’ATC, l’organisation vous demandera de fournir des renseignements personnels dans le cadre de son processus d’examen des candidatures. L’ATC retient normalement l’information des candidats de choix, une fois qu’elle a procédé à cette sélection, à moins que la demande d’un candidat ne soit autrement. Si l’ATC offre à une personne un emploi qu’elle accepte, l’information sera retenue en conformité avec ses dispositions sur la protection des renseignements personnels concernant les dossiers de ses employés.

Site Web

Le site Web de l’ATC peut contenir des liens avec d’autres sites, lesquels ne sont pas régis par la politique de protection de renseignements personnels.

Dans le site Web de l’ATC, comme dans la majorité des autres sites Web commerciaux, l’Association peut surveiller les modèles de trafic, l’utilisation du site et les autres renseignements concernant le site, le tout de façon à optimiser son service. L’ATC peut fournir des informations agrégées à de tierces parties, mais ces données statistiques ne comprennent pas les renseignements personnels permettant d’identifier des personnes.

Modification de la présente politique de protection sur les renseignements personnels

L’ATC, de temps à autre, révisera les présentes dispositions de sa politique de protection des renseignements personnels. Dans le cas de toute modification, un préavis sera affiché dans le site Web de l’Association.

Renseignements

L’ATC a désigné la Directrice, Communications et services aux membres, à titre d’agent en chef, Protection des renseignements personnels, pour superviser le respect de la politique sur la protection des renseignements personnels et les dispositions législatives applicables. Pour obtenir de plus amples renseignements à propos de la politique de l’ATC sur la protection des renseignements personnels et l’application de celle-ci au sein de l’organisation, veuillez communiquer avec l’agent en chef de la protection des renseignements personnels, à :

Association des transports du Canada
401-1111, promenade Prince of Wales, Ottawa (ON) K2C 3T2
Courriel : services@tac-atc.ca
Tél. : 613-736-1350, poste 235
Téléc. : 613-736-1395